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Planungssoftware: Ordnung beim Personal

Zur effizienteren Personalplanung in Lager und Versand führte die Verlagsgruppe Weltbild eine spezialisierte Softwarelösung ein.

Die Verlagsgruppe Weltbild GmbH mit Sitz in Augsburg gehört zu den großen Internet-, Buch- und Medienhandelsunternehmen in Europa. Der Multichannel-Anbieter mit flächendeckendem Filialnetz und großem Online-Direktversand beliefert jährlich über zehn Millionen Kunden mit weit über 16 Millionen Päckchen. In Spitzenzeiten verlassen täglich über 150.000 Sendungen das Versandzentrum in Augsburg, von Büchern und DVDs bis hin zu Gartengeräten und Spielsachen. Um diese Menge und Variantenvielfalt zu bewältigen, hat Weltbild seine Lagertechnik mit der Zeit je nach Bedarf ausgebaut und angepasst.

So erweiterte das Unternehmen vor einigen Jahren sein automatisches Hochregallager von acht auf 14 Gassen und steigerte so die Lagerkapazität auf 70.000 Paletten. Das Teilmengenentnahmelager vergrößerte die Verlagsgruppe um sechs auf 32 Gassen. Auch das Automatische Kleinteilelager (AKL) wuchs damals von zwei auf sechs Gassen mit einem Fassungsvermögen von 45.000 Kisten. Vor rund fünf Jahren hat das Unternehmen zudem begonnen, einen Teil der bisherigen zweistufigen manuellen Batch-Kommissionierung auf eine neue Pick-Strategie umzustellen. Mittlerweile wird dieses Put-to-Light-Verfahren in vier Kommissionierbereichen eingesetzt.

Mehr noch als die effiziente technische Ausstattung ist aber das Personal einer der Erfolgsfaktoren der Weltbild-Logistik. Im Augsburger Versandzentrum arbeiten rund 1.000 Mitarbeiter, davon 760 in den Auslieferbereichen. Zusätzlich kommen rund 30 Werksstudenten und saisonal bis zu 1.000 Zeitarbeitnehmer zum Einsatz. Unabdingbar, um die teilweise stark schwankenden Mengen zu bewältigen, sind die bei Weltbild bewährten flexiblen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter in Lager und Versand. Dazu zählen beispielsweise die Arbeitszeitkonten, die von Minus 50 bis Plus 150 Stunden reichen können. Zudem gibt es eine täglich flexible Arbeitszeit von null bis neun Stunden und ein flexibles Arbeitsende.Auch Früh-, Spät- oder Nachtschichten sind nach Bedarf möglich.

 

Dezentrale Planung

Die Kombination aus saisonal schwankender Höhe der Belegschaft mit den flexiblen Arbeitszeitmodellen bringt große Herausforderungen für die Personalplanung mit sich. Früher basierte diese auf manuell geführten Microsoft Excel-Listen. Dabei erfolgte die Personaleinsatzplanung für die unterschiedlichen Bereiche Warenzentrum, Versand an Endkunden und Filialbelieferung im Versandzentrum nicht integriert. Außerdem blieb die Produktionsplanung unberücksichtigt. Insbesondere wegen des hohen Pflege- und Planungsaufwandes wurde die alte Lösung den Anforderungen an die Personaleinsatzplanung im Versandhandel nicht mehr gerecht.

Um den Mitarbeitereinsatz effizient und zielgenau planen zu können, machte sich Weltbild daher auf die Suche nach einer geeigneten Software. Das Unternehmen stellte dabei eine Reihe von Anforderungen und Spezifikationen. So sollte diese unter anderem den operativen Personaleinplanungsprozess mit kurzfristigem Planungshorizont (Wochenplan, ein rollierender Ausgleichstag in einer Sechs-Produktionstagewoche, tägliche Aktualisierung) unterstützen und auch betriebszeitorientierte Schichtmodelle (Ein-, Zwei- oder Dreischicht, Fünf- oder Sechs-Tage-Woche) berücksichtigen.

Außerdem sollte die Lösung die Planung von Freischichten sowie die Hinterlegung von Qualifikationsprofilen je Mitarbeiter ermöglichen. Nach einer ausführlichen Anbieterrecherche entschied sich die Verlagsgruppe für die Lösung "ORion-PI Personal@Logistik" der Axxom Software AG, München. Nach einem Analyseworkshop wurden dazu im Frühjahr 2008 zunächst anhand einer Testinstallation die Funktionalitäten mit den konkreten Anforderungen von Weltbild verglichen. In einem nächsten Schritt stand die Erstellung eines detailliertes IT- und Feinkonzepts auf dem Programm, danach folgte die Implementierung der Lösung.

Seit Sommer 2008 plant Weltbild sein Personal jetzt mit dieser spezialisierten Software. Die Investition hat sich gelohnt: Seither konnten durch bedarfsorientierten Einsatz der Mitarbeiter und Zeitarbeitnehmer Leerzeiten eingespart werden. Damit erhöhte sich die Produktivität im Durchschnitt um drei Prozent und die Kosten pro Teil reduzierten sich. Vor allem, weil man nun die Personal- mit der Produktionsplanung verknüpft, können alle Beteiligten viel genauer planen. Hierzu werden basierend auf den Auftrags- und Prozesssteuerungsdaten die Personalbedarfe für alle Arbeitsschritte entlang der Prozesskette ermittelt. Stehen diese fest, so folgt in einem nächsten Schritt die Planung der Arbeitslast der unterschiedlichen Bereiche im Lager – wie etwa Kommissionierung, Nachschub oder Packerei.

Die Software ermittelt exakt, welche Last an welcher Station zu welcher Zeit entsteht und wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen an welchem Platz eingeplant werden müssen. Diese Systematik erlaubt eine frühzeitige Erkennung von Engpässen. Der Planer kann seine Entscheidungen zudem auf Basis von Qualifikationsprofilen und transparenten Informationen über Verfügbarkeiten von Mitarbeitern in anderen Bereichen treffen. Dazu lassen sich auch planungsrelevante Mitarbeiterinformationen als Planungsgrundlage abbilden. Zum Beispiel Gleitzeitkonten, Zuschlagskonten oder ähnliche Informationen aus einem externen Zeitwirtschaftssystem.

Zudem unterstützt die Software automatische Einplanungsvorschläge und bietet dem Planer die Möglichkeit zu Simulationen, um bestmögliche Lösungen für Problemsituationen zu ermitteln. Mit dem neuen, integrierten System entfallen nun isolierte Planungen einzelner Bereiche. Durch Gegenüberstellung von Bedarfen und verfügbaren Personalkapazitäten können Personalunter- und überdeckungen in den verschiedenen Bereichen erkannt und ausgeglichen werden, der Einsatz von (teurem) Zeitpersonal reduziert sich. Gleichzeitig reduzierte sich der Planungsaufwand und die Planungsqualität stieg.

Die Einführung der Software verlief reibungslos, da eine kleinere Versandanlage als Prototyp ausgewählt wurde. Nach kurzer Zeit im Parallelbetrieb wurden die weiteren Bereiche umgestellt. Die Schulungen wurden intern durchgeführt. Jeder der heute zirka 50 User kann sich seine Oberfläche durch eigene Filter auf den Daten für seine Bedürfnisse optimiert einrichten, so dass die Umstellung auf das neue System problemlos lief.

 

Die Autorin

Ulrike Renner arbeitet seit 1997 bei der Verlagsgruppe Weltbild GmbH, Augsburg. Zunächst als Leiterin des Spezialversands mit Ausbau der Auslieferung von Sammlereditionen. Seit 2000 leitet sie den Versand für den Bereich B2C mit mehreren Versandlinien und zentraler Kommissionierung.


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